Наряду с требованием о ведении бухгалтерской отчетности, Ордонанс о компаниях требует ежегодное проведение аудита компаний для предоставления его результатов участникам (акционерам) компании на ежегодном собрании (129C (1) Ордонанса о компаниях).

Ордонанс о внутренних доходах Гонконга (Inland Revenue Ordinance) в свою очередь требует предоставления бухгалтерской отчетности, прошедшей аудиторскую проверку, в налоговый орган вместе с налоговой декларацией компании. Данное требование, в частности, фигурирует в третьем абзаце на стр. 1 стандартной налоговой декларации.

Не позднее 18 месяцев со дня учреждения компания должна провести первое общее годовое собрание (first general annual meeting) для утверждения бухгалтерских счетов (accounts), отчетов директоров и аудиторов. Счета (accounts) должны быть проверены сертифицированными публичными бухгалтерами (Certified Public Accountants), имеющими лицензию на осуществление практики в Гонконге. В дальнейшем компания должна ежегодно готовить свою бухгалтерскую отчетность и проходить аудит в аналогичном порядке.

Проверенная аудиторами отчетность (audited accounts) включает в себя:

• отчет директоров за соответствующий период;
• отчет аудиторов по результатам проверки бухгалтерской отчетности компании за соответствующий период;
• бухгалтерские счета (accounts), подготовленные в соответствии с требованиями Ордонанса о компаниях.

Отчет аудиторов адресован участникам (акционерам) компании. Его целью является предоставление участникам (акционерам) компании заключения по бухгалтерской отчетности, подготовленной директорами, назначенными на управление компанией.

Отчет аудиторов состоит из следующего:

• Заявление об ответственности директоров в отношении бухгалтерской отчетности (Statement of the responsibility of the directors relating to the accounts);
• Заявление об ответственности аудиторов в отношении бухгалтерской отчетности (Statement of the responsibility of the auditors relating to the accounts);
• Заявление по вопросу о рамках работы аудиторов (Statement of scope of work of auditors);
• Ограничений рамок (Limitation in scope) [при наличии];
• Мнение (Opinion).

Аудит бухгалтерской отчетности компании позволяет аудиторам выразить мнение по вопросу ведется ли бухучет в соответствии с установленными требованиями финансовой отчетности. Обязанностью аудиторов, в соответствии с Ордонансом о компаниях, является выражение мнения, основанного на результатах проводимой проверки, по следующим вопросам:

• отражает ли бухгалтерский учет компании (баланс, отражающий активы и пассивы компании на определенную дату) «правдивую и полную» картину финансового состояния и результаты хозяйственной деятельности (прибыль и убытки) компании на дату окончания отчетного периода;
• составлена ли бухгалтерская отчетность компании в соответствии с требованиями Ордонанса о компаниях.

Аудиторы обязаны указать соответствующие факты в отчете перед участниками (акционерами) если:

• компания не вела надлежащий бухгалтерский учет;
• аудиторы не получили всех информации и объяснений, которые были им необходимы в целях осуществления аудита.

CHINA WINDOW организовывает для компаний своих клиентов прохождение аудиторских проверок посредством передачи бухгалтерской отчетности на проверку своим партнерам — гонконгским аудиторам (Certified Public Accountants) с согласия самих клиентов. Взамиодействие между партнерской компанией-аудитором и клиентом происходит напрямую также на русском языке. Наши партнеры занимаются подготовкой аудиторских отчетов, необходимых как для предоставления участникам компаний, так и для подачи отчетности в Налоговый Департамент Гонконга.

Гонконгские компании должны вести надлежащий бухгалтерский учет в соответствии как с Ордонансом о компаниях (Companies Ordinance), так и Ордонансом о внутренних доходах (Inland Revenue Ordinance), вне зависимости от того, ведется их бизнес в Гонконге, или за пределами Гонконга. Все проводки должны быть подтверждены первичными документами. Сохранение первичных бухгалтерских документов является важным требованием для гонконгских компаний. Бухгалтерский учет ведется в соответствии со стандартами Hong Kong GAAP.

Бухгалтерская отчетность после прохождения аудита подается в Налоговый Департамент Гонконга (Inland Revenue Department). Нет требования о подаче отчетности в Реестр компаний. Сотрудники Налогового Департамента, в соответствии с Ордонансом о внутренних доходах, обязаны сохранять конфиденциальность бухгалтерской отчетности и содержащейся в ней финансовой информации.

В соответствии с Ордонансом о компаниях, считается, что надлежащий бухгалтерский учет не ведется, если не ведутся такие бухгалтерские книги, которые являются достаточными для отображения правдивого и точного состоянии дел компании и объясняющие ее сделки.

К бухгалтерским записям, которые необходимо вести в соответствии с Ордонансом о внутренних налогах, относятся:

• регистрация активов и обязательств компании, связанных с бизнесом;
• ­регистрация всех ежедневных операций, связанных со всеми суммами денег, полученными и потраченными компанией в связи с торговлей, профессиональной деятельностью или бизнесом;
• если бизнес связан с операциями с товарами, необходима регистрация всех товаров, купленных и проданных в процессе ведения торговли, с указанием спецификации и количества товаров, их цены, информации о продавцах и покупателях; также необходима регистрация всех инвойсов, связанных с данными операциями;
• реестр имущества, имеющегося у компании на текущую дату.

Как Ордонанс о компаниях, так и Ордонанс о внутренних налогах, требуют, чтобы бухгалтерские книги и записи хранились не менее 7 лет с момента завершения соответствующей сделки.

Целью установленных требований является обеспечение необходимого документарного подтверждения и регистрации сделок, проведенных компанией.

В случае если Ваша гонконгская компания имеет на конец финансового года дочерние структуры, то в соответствии с Главой 124 Ордонанса о компаниях САР Гонконг она обязана предоставлять консолидированную отчетность, включающую данные по головной организации и ее аффилированным структурам. Гонконгская компания будет считаться материнской, если:

• она контролирует совет директоров дочерней компании;
• ей принадлежит более 50% голосующих акций дочерней компании;
• ей принадлежит более 50% долей в уставном капитале дочерней компании.

Бухгалтерские услуги, оказываемые нашей компанией

Наша компания оказывает услуги по подготовке бухгалтерской отчетности гонконгских компаний на основании предоставляемых клиентами первичных документов.

Бухгалтерская отчетность подготавливается периодически, в зависимости от требований клиента, и, как правило, включает в себя следующее:

• отчет о прибылях и убытках за период (Income statement for the period);
• баланс на конец периода (Balance sheet as at the period end);
• реестр счетов к получению по времени (Listing of accounts receivable by age);
• реестр счетов к оплате по времени (Listing of accounts payable by age);
• главная книга за период (General Ledger);
• оборотная сальдовая ведомость за период (Trial Balance);
• другие отчеты, такие как разбивка расходов, предварительных платежей, депозитов и т.д. (по требованию клиента).

После окончания формирования бухгалтерской отчетности компании за финансовый год, мы передаем её на проверку аудиторам (Certified Public Accountants), которых выбрал клиент. В ходе проведения аудита наши бухгалтера могут предоставить необходимые разъяснения, дополнительные расшифровки и пр.

Наши партнёры-аудиторы могут предложить услуги по подаче налоговых отчетов от имени компании, а также по представлению интересов компании перед налоговыми органами. Наша компания совместно с нашими партнёрами оказывает поддержку на всех этапах формирования и подачи финансовой отчетности компании.

Сроки обновления главной книги и подготовки бухгалтерской отчетности согласовываются с клиентом. Поскольку законодательство предписывает проводить аудит ежегодно, чаще всего отчётность готовится раз в год, по завершении финансового года. В отдельных случаях возможно согласовать подготовку отчётности на ежеквартальной основе. Важно отметить, что приступить к работе бухгалтера могут только получив полный комплект документов за весь период, за который должна быть подготовлена отчётность.

Первичные документы, необходимые для подготовки бухгалтерской отчетности и требования к ним (на примере торговой компании)

1. Продажа товаров

1.1. Заказы покупателей (Purchase Orders)

В заказе указывается спецификация товаров, сроки поставки, условия поставки, условия платежа.

1.2. Оригиналы коммерческих инвойсов, содержащие следующие сведения:

• наименование покупателя;
• адрес покупателя;
• спецификация проданных товаров;
• цена за единицу и сумма инвойса;
• условия поставки (например, FOB, CIF и т.п.);
• условия оплаты;
• печать компании;
• подпись ответственного сотрудника.

Для удобства сделайте на инвойсах следующие пометки (простым карандашом, желательно на английском языке):

• ссылка на банковское извещение или выписку по счету, подтверждающие оплату данного инвойса. Если инвойс оплачен чеком – также укажите номер чека и банк. Если инвойс оплачен наличными средствами – укажите дату платежа, а также то, что инвойс оплачен наличными (однако стоит избегать расчетов наличными средствами);
• ссылка на соответствующий инвойс поставщика.

Является хорошей практикой, когда инвойсы печатаются заранее с проставленными последовательными номерами, все аннулированные инвойсы сохраняются, суммы инвойсов согласовываются с соответствующими заказами покупателей.

1.3. Копии отгрузочных документов на товары, проданные компанией (коносамент, товаротранспортная накладная или иной подобный документ).

В указанных выше транспортных документах должно быть видно, что обязательства поставщика по поставке выполнены. Например, если товар поставляется на условиях FOB, то выдача коносамента является подтверждением того, что товар передан на борт указанного продавцом судна. Если же товар поставляется по железной дороге на условиях DAF, то в копии предоставленной железнодорожной накладной должна быть отметка о пересечении товаром границы на соответствующем погранпереходе.

1.4. Если товар передается непосредственно покупателю в определенном пункте (например, на складе), то необходимо предоставление расписки покупателя в получении товара.

1.5. Если имеет место промежуточная транспортировка товара с пункта, где он закуплен (например, завод или склад продавца), до пункта, где он передан покупателю или перевозчику, то необходимо предоставление инвойса от промежуточного перевозчика, осуществляющего перевозку товара между вышеуказанными пунктами. На инвойсе перевозчика поставьте отметку, относящуюся к оплате данного инвойса.

2. Покупка товаров

2.1. Копии заказов на по покупку товаров (Purchase Orders) от компании

В заказе указывается спецификация товаров, сроки поставки, условия поставки, условия платежа.

2.2. Оригиналы инвойсов от поставщиков, содержащие следующие сведения:

• наименование поставщика;
• адрес поставщика;
• спецификация купленных товаров;
• цена за единицу товара и сумма инвойса;
• условия поставки (например, FOB, CIF и т.п.);
• условия оплаты.

Для удобства сделайте на инвойсе следующие пометки (простым карандашом, желательно на английском языке):

• ссылка на банковское извещение или выписку по счету, подтверждающие оплату данного инвойса. Если инвойс оплачен чеком – также укажите номер чека и банк. Если инвойс оплачен наличными средствами – укажите дату платежа, а также то, что инвойс оплачен наличными (однако стоит избегать расчетов наличными средствами);
• ссылка на соответствующий инвойс, выставленный покупателю.

Товары и суммы инвойсов должны согласовываться с соответственными заказами, размещаемыми компанией у поставщика. Это важно для нормального прохождения аудита.

2.3. Копии отгрузочных документов на товары, купленные компанией

3. Расходы/платежи

3.1. Компания может учитывать только те расходы, которые она несет в целях осуществляемого ею бизнеса. Если компания делает платежи за своих сотрудников / директоров (за исключением вознаграждения директоров, одобренного акционерами), данные платежи являются ссудами сотрудникам/директорам. В соответствии с Ордонансом о компаниях, в отношении ссуд компании любым ее директорам необходимо одобрение акционеров на общем собрании. Данные ссуды сотрудникам/директорам также должны быть подтверждены в письменной форме с указанием условий их обеспечения, взимаемых процентов и выплаты.

3.2. Документы, подтверждающие иные расходы компании (как оплаченные, так и неоплаченные). Речь не идет о покупках товаров для продажи (указанных в предыдущем разделе):

• Инвойсы на товары или услуги, в которых компания указана покупателем или клиентом (необходимо избегать практики, когда директора покупают что-либо для компании от своего имени и требуют возмещения расходов за это). Если инвойс оплачен, на оригинале инвойса сделайте ссылку на соответствующее банковское извещение или выписку по счету, подтверждающее(ую) оплату данного инвойса, если инвойс оплачен чеком – также укажите номер чека и банк; избегайте, насколько это возможно, расчетов наличными средствами;
• Копия подтверждения получения товаров (не услуг) компанией (оригинал остается у поставщика).

3.3. Внутренний подтверждающий документ компании (internal payment voucher), одобренный директором (или сотрудником, назначенным директором) для расходов без инвойсов (например, проезд в общественном транспорте, такси и т.п.).

4. Банковские документы на входящие и исходящие платежи

4.1. Все банковские извещения (Bank advices), относящиеся как к входящим, так и к исходящим платежам. Банковские извещения, должны иметь перекрестную ссылку на соответствующие инвойсы или документы, относящиеся к иным доходам или расходам. Если получение средств или платеж со счета относятся к ссудам акционерам, директорам, другим лицам (торговые или неторговые кредиты) или к возврату данных ссуд, то природа этих платежей должна быть указана на банковском извещении;

4.2. Все корешки чеков (если при расчетах использовались чеки), каждый из которых имеет перекрестную ссылку на платежи, указанные в выписке по банковскому счету;

4.3. Выписки по банковским счетам (Bank statements) за все месяцы соответствующего периода;

4.4. Выписки по банковскому счету за 3 месяца, следующие после бухгалтерского периода (финансового года).

Наш совет: обязательно сохраняйте и распечатывайте подтверждения о проведении платежей при совершении операций по банковскому счету Вашей компании через системы Internet Banking, а также выписки, так как на практике можно столкнуться с тем, что электронные копии извещений и выписок сохраняются в интернет-банке только ограниченное время.

5. Формирование документов, направляемых на обработку бухгалтеру

Все документы и материалы должны быть составлены на английском языке. В случае, если какая-то существенная информация в документах указана только на русском языке, клиенту необходимо приложить к документу перевод.
Все бумаги и документы, предоставляемые нам для бухгалтерских целей, должны быть упорядочены по датам и сгруппированы в соответствии с их природой.

Правильное ведение и формирование первичной документации для бухгалтерии минимизирует стоимость бухгалтерских услуг. Неполные или неудовлетворительные документы могут привести к задержкам при формировании отчетности, результатом чего может явиться позднее предоставление финансовой отчетности и дополнительный расход времени и денег.

Стандартное время, необходимое нам для оформления каждой бухгалтерской проводки, составляет около 7 минут. Если бухгалтерские первичные документы, представленные нам, найдены неудовлетворительными, могут возникнуть дополнительные затраты рабочего времени, связанные с взаимодействием с клиентом и получением дополнительной информации и документации, что вызывает увеличение стоимости услуг.

При сотрудничестве с CHINA WINDOW бухгалтерское обслуживание Вашей компании осуществляют бухгалтеры, имеющие богатый опыт работы в Гонконге. Причем за непосредственное взаимодействие с клиентом отвечают специалисты, владеющие русским языком.

Гонконгские компании должны вести надлежащий бухгалтерский учет в соответствии как с Ордонансом о компаниях (Companies Ordinance), так и с Ордонансом о внутренних доходах Гонконга (Inland Revenue Ordinance), вне зависимости от того, ведется их бизнес в Гонконге, или за пределами Гонконга.

Наряду с требованием о ведении бухгалтерской отчетности, Ордонанс о компаниях требует ежегодное проведение аудита компаний для предоставления его результатов участникам (акционерам) компании на ежегодном собрании (129C (1) Ордонанса о компаниях).

Ордонанс о внутренних доходах Гонконга (Inland Revenue Ordinance) в свою очередь требует предоставления бухгалтерской отчетности, прошедшей аудиторскую проверку, в налоговый орган вместе с налоговой декларацией компании. Данное требование, в частности, фигурирует в третьем абзаце на стр. 1 стандартной налоговой декларации.

Подробнее о требованиях к бухгалтерской отчетности и аудиту в Гонконге, а также о бухгалтерских и аудиторских услугах, предоставляемых нашей компанией, читайте в разделах:

• Бухгалтерская отчетность гонконгской компании
• Ежегодный аудит в Гонконге