Бухгалтерская отчетность в Гонконге

Гонконгские компании должны вести надлежащий бухгалтерский учет в соответствии как с Ордонансом о компаниях (Companies Ordinance), так и Ордонансом о внутренних доходах (Inland Revenue Ordinance), вне зависимости от того, ведется их бизнес в Гонконге, или за пределами Гонконга. Все проводки должны быть подтверждены первичными документами. Сохранение первичных бухгалтерских документов является важным требованием для гонконгских компаний. Бухгалтерский учет ведется в соответствии со стандартами Hong Kong GAAP.

Бухгалтерская отчетность после прохождения аудита подается в Налоговый Департамент Гонконга (Inland Revenue Department). Нет требования о подаче отчетности в Реестр компаний. Сотрудники Налогового Департамента, в соответствии с Ордонансом о внутренних доходах, обязаны сохранять конфиденциальность бухгалтерской отчетности и содержащейся в ней финансовой информации.

В соответствии с Ордонансом о компаниях, считается, что надлежащий бухгалтерский учет не ведется, если не ведутся такие бухгалтерские книги, которые являются достаточными для отображения правдивого и точного состоянии дел компании и объясняющие ее сделки.

К бухгалтерским записям, которые необходимо вести в соответствии с Ордонансом о внутренних налогах, относятся:

  • регистрация активов и обязательств компании, связанных с бизнесом;
  • ­ регистрация всех ежедневных операций, связанных со всеми суммами денег, полученными и потраченными компанией в связи с торговлей, профессиональной деятельностью или бизнесом;
  • если бизнес связан с операциями с товарами, необходима регистрация всех товаров, купленных и проданных в процессе ведения торговли, с указанием спецификации и количества товаров, их цены, информации о продавцах и покупателях; также необходима регистрация всех инвойсов, связанных с данными операциями;
  • реестр имущества, имеющегося у компании на текущую дату.

Как Ордонанс о компаниях, так и Ордонанс о внутренних налогах, требуют, чтобы бухгалтерские книги и записи хранились не менее 7 лет с момента завершения соответствующей сделки.

Целью установленных требований является обеспечение необходимого документарного подтверждения и регистрации сделок, проведенных компанией.

В случае если Ваша гонконгская компания имеет на конец финансового года дочерние структуры, то в соответствии с Главой 124 Ордонанса о компаниях САР Гонконг она обязана предоставлять консолидированную отчетность, включающую данные по головной организации и ее аффилированным структурам. Гонконгская компания будет считаться материнской, если:

  • она контролирует совет директоров дочерней компании;
  • ей принадлежит более 50% голосующих акций дочерней компании;
  • ей принадлежит более 50% долей в уставном капитале дочерней компании.

Бухгалтерские услуги, оказываемые нашей компанией

Наша компания оказывает услуги по ведению бухгалтерской отчетности гонконгских компаний на основании предоставляемых клиентами первичных документов.

Бухгалтерская отчетность подготавливается периодически, в зависимости от требований клиента, и, как правило, включает в себя следующее:

  • отчет о прибылях и убытках за период (Income statement for the period);
  • баланс на конец периода (Balance sheet as at the period end);
  • реестр счетов к получению по времени (Listing of accounts receivable by age);
  • реестр счетов к оплате по времени (Listing of accounts payable by age);
  • главная книга за период (General Ledger);
  • оборотная сальдовая ведомость за период (Trial Balance);
  • другие отчеты, такие как разбивка расходов, предварительных платежей, депозитов и т.д. (по требованию клиента).

После окончания формирования бухгалтерской отчетности компании за финансовый год, мы передаем её на проверку аудиторам (Certified Public Accountants). В ходе проведения аудита мы предоставляем необходимые разъяснения, дополнительные расшифровки и пр.

Наши партнёры-аудиторы могут предложить услуги по подаче налоговых отчетов от имени компании, а также по представлению интересов компании перед налоговыми органами. Наша компания совместно с нашими партнёрами оказывает иную необходимую поддержку на всех этапах формирования и подачи финансовой отчетности компании.

Сроки обновления главной книги и подготовки бухгалтерской отчетности согласовываются с клиентом. По общему правилу мы рекомендуем клиентам предоставлять нам первичную бухгалтерскую документацию ежеквартально, что позволит избежать чрезмерной нагрузки на бухгалтера в конце финансового года и позволит своевременно прояснить все необходимые вопросы, вовремя подготовить и сдать отчетность на проверку аудиторам и в Налоговый Департамент Гонконга.

Первичные документы, необходимые для подготовки бухгалтерской отчетности и требования к ним (на примере торговой компании)

1. Продажа товаров

1.1. Заказы покупателей (Purchase Orders)

В заказе указывается спецификация товаров, сроки поставки, условия поставки, условия платежа.

1.2. Оригиналы коммерческих инвойсов, содержащие следующие сведения:

  • наименование покупателя;
  • адрес покупателя;
  • спецификация проданных товаров;
  • цена за единицу и сумма инвойса;
  • условия поставки (например, FOB, CIF и т.п.);
  • условия оплаты;
  • печать компании;
  • подпись ответственного сотрудника.

Для удобства сделайте на инвойсах следующие пометки (простым карандашом, желательно на английском языке):

  • ссылка на банковское извещение или выписку по счету, подтверждающие оплату данного инвойса. Если инвойс оплачен чеком – также укажите номер чека и банк. Если инвойс оплачен наличными средствами – укажите дату платежа, а также то, что инвойс оплачен наличными (однако стоит избегать расчетов наличными средствами);
  • ссылка на соответствующий инвойс поставщика.

Является хорошей практикой, когда инвойсы печатаются заранее с проставленными последовательными номерами, все аннулированные инвойсы сохраняются, суммы инвойсов согласовываются с соответствующими заказами покупателей.

1.3. Копии отгрузочных документов на товары, проданные компанией (коносамент, товаротранспортная накладная или иной подобный документ).

В указанных выше транспортных документах должно быть видно, что обязательства поставщика по поставке выполнены. Например, если товар поставляется на условиях FOB, то выдача коносамента является подтверждением того, что товар передан на борт указанного продавцом судна. Если же товар поставляется по железной дороге на условиях DAF, то в копии предоставленной железнодорожной накладной должна быть отметка о пересечении товаром границы на соответствующем погранпереходе.

1.4. Если товар передается непосредственно покупателю в определенном пункте (например, на складе), то необходимо предоставление расписки покупателя в получении товара.

1.5. Если имеет место промежуточная транспортировка товара с пункта, где он закуплен (например, завод или склад продавца), до пункта, где он передан покупателю или перевозчику, то необходимо предоставление инвойса от промежуточного перевозчика, осуществляющего перевозку товара между вышеуказанными пунктами. На инвойсе перевозчика поставьте отметку, относящуюся к оплате данного инвойса.

2. Покупка товаров

2.1. Копии заказов на по покупку товаров (Purchase Orders) от компании

В заказе указывается спецификация товаров, сроки поставки, условия поставки, условия платежа.

2.2. Оригиналы инвойсов от поставщиков, содержащие следующие сведения:

  • наименование поставщика;
  • адрес поставщика;
  • спецификация купленных товаров;
  • цена за единицу товара и сумма инвойса;
  • условия поставки (например, FOB, CIF и т.п.);
  • условия оплаты.

Для удобства сделайте на инвойсе следующие пометки (простым карандашом, желательно на английском языке):

  • ссылка на банковское извещение или выписку по счету, подтверждающие оплату данного инвойса. Если инвойс оплачен чеком – также укажите номер чека и банк. Если инвойс оплачен наличными средствами – укажите дату платежа, а также то, что инвойс оплачен наличными (однако стоит избегать расчетов наличными средствами);
  • ссылка на соответствующий инвойс, выставленный покупателю.

Товары и суммы инвойсов должны согласовываться с соответственными заказами, размещаемыми компанией у поставщика. Это важно для нормального прохождения аудита.

2.3. Копии отгрузочных документов на товары, купленные компанией

3. Расходы/платежи

3.1. Компания должна учитывать только те расходы, которые она несет или оплачивает в целях осуществляемого ею бизнеса. Если компания делает платежи за своих сотрудников/ директоров (за исключением вознаграждения директоров, одобренного акционерами), платежи должны быть оформлены как ссуды сотрудникам/директорам. В соответствии с Ордонансом о компаниях, в отношении ссуд компании любым ее директорам необходимо одобрение акционеров на общем собрании. Важным является то, чтобы ссуды сотрудникам/директорам были подтверждены в письменной форме с указанием условий их обеспечения, взимаемых процентов и выплаты. При необходимости мы проконсультируем вас по вопросам займов и ссуд директорам, а также поможем подготовить соответствующие документы.

3.2. Документы, подтверждающие иные расходы компании (как оплаченные, так и неоплаченные). Речь не идет о покупках товаров для продажи (указанных в предыдущем разделе):

  • Инвойсы на товары или услуги, в которых компания указана покупателем или клиентом (необходимо избегать практики, когда директора покупают что-либо для компании от своего имени и требуют возмещения расходов за это). Если инвойс оплачен, на оригинале инвойса сделайте ссылку на соответствующее банковское извещение или выписку по счету, подтверждающее(ую) оплату данного инвойса, если инвойс оплачен чеком – также укажите номер чека и банк; избегайте, насколько это возможно, расчетов наличными средствами;
  • Копия подтверждения получения товаров (не услуг) компанией (оригинал остается у поставщика).

3.3. Внутренний подтверждающий документ компании (internal payment voucher), одобренный директором (или сотрудником, назначенным директором) для расходов без инвойсов (например, проезд в общественном транспорте, такси и т.п.).

4. Банковские документы на входящие и исходящие платежи

4.1. Все банковские извещения (Bank advices), относящиеся как к входящим, так и к исходящим платежам. Банковские извещения, должны иметь перекрестную ссылку на соответствующие инвойсы или документы, относящиеся к иным доходам или расходам. Если получение средств или платеж со счета относятся к ссудам акционерам, директорам, другим лицам (торговые или неторговые кредиты) или к возврату данных ссуд, то природа этих платежей должна быть указана на банковском извещении;

4.2. Все корешки чеков (если при расчетах использовались чеки), каждый из которых имеет перекрестную ссылку на платежи, указанные в выписке по банковскому счету;

4.3. Выписки по банковским счетам (Bank statements) за все месяцы соответствующего периода;

4.4. Выписки по банковскому счету за 3 месяца, следующие после бухгалтерского периода (финансового года).

Наш совет: обязательно распечатывайте и сохраняйте подтверждения о проведении платежей при совершении операций по банковскому счету Вашей компании через системы Internet Banking, так как на практике можно столкнуться с тем, что банк не отправляет подтверждение всех транзакций по счету по почте, а также все электронные копии извещений автоматически удаляются из интернет-банка через 3 месяца со дня совершения операции.

5. Формирование документов, направляемых на обработку бухгалтеру

Все бумаги и документы, предоставляемые нам для бухгалтерских целей, должны быть упорядочены по датам и сгруппированы в соответствии с их природой.

Правильное ведение и формирование первичной документации для бухгалтерии минимизирует стоимость бухгалтерских услуг. Неполные или неудовлетворительные документы могут привести к задержкам при формировании отчетности, результатом чего может явиться позднее предоставление финансовой отчетности и дополнительный расход времени и денег.

Стандартное время, необходимое нам для оформления каждой бухгалтерской проводки, составляет приблизительно 5-7 минут. Если бухгалтерские первичные документы, представленные нам, найдены неудовлетворительными, могут возникнуть дополнительные затраты рабочего времени, связанные с взаимодействием с клиентом и получением дополнительной информации и документации, что вызывает увеличение стоимости наших услуг.

При сотрудничестве с CHINA WINDOW бухгалтерское обслуживание Вашей компании осуществляют бухгалтеры, имеющие богатый опыт работы в Гонконге. Причем за непосредственное взаимодействие с клиентом отвечают специалисты, владеющие русским языком.