В соответствии с Ордонансом о компаниях (Companies Ordinance) гонконгские компании обязаны выполнять определенные формальности в сроки, установленные данным актом и подавать в Реестр компаний (Companies Registry) соответствующие отчёты, а также регистрировать изменения, происходящие в структуре компании:
- Ежегодный отчет о состоянии компании (Annual Return) – подается каждый год, в течение 42 дней со дня годовщины учреждения компании;
- Проведение ежегодного общего собрания (annual general meeting). Первое собрание проводится не позднее 18 месяцев с момента учреждения компании. В последующем – ежегодно. Временной интервал между двумя ежегодными общими собраниями не должен превышать 15 месяцев;
- Регистрация изменений, связанных с выпуском или перераспределением акций компании – в течение 1 месяца c момента их распределения (Return of Allotment);
- Регистрация увеличения акционерного капитала — уведомление об увеличении акционерного капитала подается в течение 15 дней с момента его изменения;
- Регистрация изменений, связанных со сменой директоров, секретаря компании, назначением новых директоров, изменением данных директоров и секретаря – в течение 14 дней с момента возникновения изменений.
В соответствии с Ордонансом о сборе за регистрацию деятельности (Business Registration Ordinance) все гонконгские компании ежегодно уплачивают сбор за регистрацию деятельности (business registration fee) в течение 1-2 недель после истечения срока действия предыдущего Сертификата Регистрации Бизнеса (business registration certificate), в зависимости от даты, установленной в платежном требовании на оплату сбора. Платежное требование высылается в адрес компании приблизительно за месяц до даты истечения срока действующего Сертификата.
Гонконгские компании должны иметь зарегистрированный (юридический) адрес в Гонконге.
Наша секретарская компания в Гонконге, будучи зарегистрированной в качестве секретаря компаний наших клиентов, организовывает выполнение всех указанных выше обязательных формальностей, а также оказывает иные секретарские услуги в Гонконге, необходимые клиентам. Пакет ежегодного обслуживания включает секретарское обслуживание, предоставление юридического адреса, а также предоставление услуг ответственного представителя по вопросам Регистра лиц, обладающих значительным контролем над компанией.
Ежегодная базовая ставка оплаты секретарских услуг нашей компании включает в себя набор следующих стандартных услуг:
- собственно секретарские услуги – предоставление лицензированной компании в качестве «Secretary» в Реестре;
- составление протокола ежегодного общего собрания;
- составление и подача ежегодного отчета о состоянии компании;
- регистрация изменения данных директоров (например, изменение адреса проживания директора, номера паспорта);
- ведение внутренних реестров компании и других необходимых документов;
- организация оплаты сбора за регистрацию деятельности (business registration fee).
Другие секретарские услуги, такие как изменение наименования компании, изменение Устава и Учредительного договора компании, оформление действий с акциями компании, смена директора, реструктуризация капитала, составление протоколов собраний по коммерческим вопросам и т.п., а также иные поручения в Гонконге, выполняются в рамках отдельных поручений за дополнительную оплату.
Мы предоставляем для компаний наших клиентов зарегистрированный (юридический) адрес в Гонконге. В рамках ежегодной базовой ставки оплаты за предоставление зарегистрированного адреса в Гонконге использование данного адреса ограничено получением корреспонденции от государственных органов и оформлением юридических формальностей от имени компании. Данный адрес не должен использоваться как почтовый адрес компании при коммерческой деятельности.
Наша компания также предоставляет компаниям-клиентам услуги ответственного представителя по вопросам ведения Регистра лиц, обладающих значительным контролем над компанией. Ответственным представителем может быть акционер, директор или сотрудник компании, проживающий в Гонконге, либо профессиональная компания в Гонконге – аудиторская, юридическая компания или провайдер корпоративных услуг, имеющий соответствующую лицензию. Услуга может потребоваться тем компаниям, у которых нет участинков и сотрудников, проживающих в Гонконге.
Подробнее о требовании ведения Регистра.
С 1 марта 2018 г. в Гонконге введено новое требование о лицензировании провайдеров корпоративных услуг. Под провайдером услуг понимается не только собственно юридическое лицо – секретарь, но и все компании, предлагающие услуги административного сопровождения клиентам, даже если данное юридическое лицо не числится в Реестре в качестве секретаря, а также юридические лица, использующиеся в трастовых схемах.
Наличие лицензии у провайдера и секретаря можно проверить в открытом доступе на сайте Офиса регистрации трастов и провайдеров корпоративных услуг.
Номер лицензии компании-провайдера услуг CHINA WINDOW SERVICES LIMITED: TC006829. Номер лицензии компании-секретаря CW SECRETARIES LIMITED: TC006069.
Провайдеры корпоративных услуг обязаны соблюдать требования Ордонанса о Борьбе с Отмыванием Средств, Полученных Незаконным Путём и Финансированием Терроризма в части провекри новых клиентов. В частности, Ордонанс предписывает получение подробной информации о клиентах, верификацию личности, формирование копмлекта CDD документов с включением информации о бизнесе и источнике средств клиентов.